9月10日下午，我校在办公楼三楼会议室召开迎新系统使用总结会，王庆国副校长参加会议并进行工作指导，图书信息中心相关工作人员、系统开发合作公司技术人员、系统使用相关职能部门负责人参加了本次会议，会议由李科副校长主持。
    迎新系统是我校图书信息中心利用学校的大数据中心平台，为新生搭建了集报到须知、网上注册、绿色通道、交费、分班、分寝室、缴费、定购生活用品于一体的“一站式”服务平台，是首次运用到迎新工作之中。学校党委和行政高度重视学校信息化工作，图书信息中心技术团队配合企业，在各职能部门的配合之下，克服技术难题，放弃暑假休息，促成迎新系统如期上线。到会人员结合自身使用体验、认真梳理问题，详细畅谈了使用体会。到会人员一致表示迎新系统破解了以往迎新工作流程复杂、耗时耗力、各部门信息不通畅，衔接不及时的难题，基本实现了预期目标。主要体现在：一是94%以上的新生实现了网上缴费，大幅度减少了财务工作人员的工作量，确保了迎新期间学校校园未出现人员排队拥堵现象；二是80%的新生采用了网上注册选寝，大幅度减少了学生管理人员的工作量，确保了迎新期间未出现学生或家长对寝室分配问题的质疑现象；三是迎新系统实现了即时数据上传，通过对新生大数据分析，可以即刻得到专业分布模型、省份分布模型、出生年月模型、男女比例模型、文理分布模型、生源地模型等，为各职能部门提供了精准的数据来源。
    为进一步推进迎新系统的后续开发，各职能部门根据自身工作需要，提出了各自的工作设想，大部分集中在数据查询模块的增设、数据修改的权限归属、数据术语的填写规范等方面，系统开发合作公司技术人员现场给出了回应，绝大部分问题都可在近期通过技术手段加以解决。
    王庆国肯定了迎新系统的使用带来的工作效率提高和服务质量的提升，并提出以下建议：一是迎新系统是个新事物，成效显著，功能强大，各部门要顺应信息化的工作模式；二是系统开发合作公司技术人员要认真分析使用部门提出的问题，妥善解决；三是各职能部门要将各自的管理功能需求与图书信息中心沟通到位，在后续开发中将数据分类、统计、导入导出、系统对接进一步落实；四是迎新系统的修改权限要实行分级管理，安全性还需要进一步论证；五是系统开发中要充分考虑数据录入的唯一性，数据传输路径的不可逆性；六是各职能部门要及时对原使用系统的数据进行分析，将有效数据与迎新系统进行对接，早日实现学校大数据的集成；七是系统开发合作公司技术人员对迎新系统进行自查，确保各职能部门导出的数据高度一致。
    李科对迎新系统开发的后续工作提出了四点要求：一是持续改进，将迎新系统建设成为学校标志性的信息化项目；二是进一步优化功能，真正实现迎新系统的智慧高效； 三是全面实现合同约定的各项目标，给学校带来实实在在的好处；四是分级授权，确保数据安全。期待迎新系统通过后续建设在明年的迎新工作中发挥更好作用，表现得更为出色，让学生和家长更加满意。
    雷军环感谢各职能部门对图书信息中心工作的肯定与支持，感谢各职能部门对迎新系统使用提出的切实建议。并表示图书信息中心全体工作人员将秉承真干出实效的工作作风，进一步做好迎新系统的优化提质工作。